A roda deve girar mesmo quando há a ausência de colaboradores.

“Basta um determinado colaborador não estar na empresa que a produtividade cai e retrabalhos tornam-se mais frequentes”. Essa é uma das muitas reclamações que ouvimos de nossos clientes com relação ao tema. E para você, ela também se aplica? Já ouviu algum colega reclamar sobre o assunto?

Caso soe familiar, você está frente a frente com a necessidade de aprimorar o seu processo. Mas caso ainda não seja familiar, vejamos alguns exemplos que irão demonstrar como a queda de produtividade pode apresentar essa necessidade:

  • A equipe não produz (ou produz menos) quando o líder não está;
  • É difícil tomar decisões simples;
  • O desenvolvimento não apresenta padrão ou há uma queda na qualidade;
  • O processo torna-se mais custoso por conta dos desperdícios;
  • Não há um padrão de controle do que foi produzido;
  • Existe dúvida sobre o que fazer;
  • Requisitos de qualidade não são atendidos e é difícil compreender o motivo.

Esses são apenas alguns sintomas para demonstrar que está na hora de se mapear e aprimorar os seus processos. Afinal, a organização não deve depender de pessoas!

É isso mesmo que você leu, mas acalme-se, as pessoas continuam sendo o maior ativo de uma empresa, o que precisa e deve ser dito é que os objetivos a serem alcançados e a forma de se desenvolver as atividades não podem estar somente na cabeça das pessoas que trabalham na sua empresa. O que aconteceria se essa pessoa, a partir de amanhã, não estivesse mais na organização?

Certo, compreendemos os sintomas e problemas que essa situação pode causar, então, vamos ao passo a passo de como resolvê-la:

  • Identifique os principais envolvidos no processo e aplique um diagnóstico para compreender os sintomas e problemas em maior detalhe;
  • Mapeie o processo atual para identificar as etapas e os fluxos (materiais, pessoas, informação) existentes. Nesse momento, é importante a criação de fluxogramas, planilha DE PARA, gráfico de gantt;
  • Identifique pontos críticos e gargalos. Alguns exemplos são: Alta taxa de desperdício em uma determinada etapa do processo, dependências desnecessárias, tempo da atividade;
  • Identifique melhorias para solucionar os pontos críticos e gargalos identificados. É importante a realização de brainstorming com a equipe envolvida e a análise de benchmarks para direcionar o que deve ser melhorado;
  • Simule as melhorias identificadas. Antes de mobilizar esforços para implantar as melhorias, procure simular para avaliar se o resultado esperado é satisfatório;
  • Implante as melhorias. Definida um plano de ação (5w2h) e coloque a mão na massa para a que o que foi simulado saia do papel. Nessa etapa, é imprescindível que a equipe envolvida esteja engajada; e
  • Acompanhe os resultados frente ao plano de ação desenvolvido (durante a implantação) e frente à simulação realizada (para avaliar se a melhoria satisfaz a expectativa dos envolvidos).

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